Давно занимаюсь темой автоматизации типографии и отмечаю интересный феномен: почти все руководители желают внедрить у себя АСУ (автоматизированную систему управления), но успешных результатов практически нет, за исключением считанных лидеров, которые, в свою очередь, не торопятся делиться опытом. Кое-кто безрезультатно годами пишет софт, кто-то затянул до бесконечности внедрение покупного ПО, освоив несколько модулей программы и застряв на дальнейшем развитии. А большинство полиграфических предприятий даже не пытаются делать шаги в этом направлении.

Ведущий рубрики: Марсель ШАРИФУЛЛИН, директор типографии НИУ ВШЭ

Успешно внедрив в своё время АСУП в типографиях МГУ имени М.В. Ломоносова, НИУ ВШЭ и Университета МВД, а также будучи консультантом в нескольких коммерческих предприятиях, попробую объяснить данную ситуацию. Начнём с того, что сейчас все понимают неизбежность технического прогресса. Ещё со времён Адама Смита промышленные революции сменяют друг друга, а сейчас в отрасли уже говорят о всеобщей цифровизации и «индустрии 4.0» (рис. 1). Поэтому перед полиграфией, как, впрочем, и перед другими техническими отраслями страны, остался лишь выбор, сесть в этот поезд эволюции или остаться на перроне, безнадёжно отстав от конкурентов.

Тогда почему же руководители полиграфических предприятий откладывают внедрение АСУП на потом? Есть как минимум две причины.

Первая — боязнь потратить много сил, времени, средств, но не достичь результата.

Такая опасность существует. Моя рекомендация здесь такая же, как и при покупке оборудования, — не поддаваться на рекламу, а выбирать реально работающее ПО. Оно должно быть открытым для дальнейшей модернизации и интеграции со сторонними решениями. Общаться не только с разработчиками, но и с коллегами, которым удалось успешно внедрить АСУП у себя на производстве. Лично посмотрите, что достигнуто на их предприятиях. Примеров неудач действительно много, хотя и успешно автоматизированные типографии существуют.

Вторая — сомнения в экономической эффективности инвестиций в АСУП. Люди не уверены, что затраты окупятся, и это объяснимо: прямую материальную выгоду от автоматизации посчитать сложно. Особенно учитывая, что сама по себе АСУП не панацея и без дополнительных вложений в продвижение, грамотное ценообразование, обучение кадров, натаскивание менеджеров и т.п. она мало что даст. И даже если всё получится, то выделить вклад АСУП в общий успех предприятия сложно. Поэтому остальную часть статьи потратим на то, чтобы развеять данные сомнения.

ВЫГОДЫ АВТОМАТИЗАЦИИ

Попробую привести аргументы в пользу автоматизации, начав с факторов, трудно измеряемых в деньгах.

КАТАЛИЗАТОР РЕФОРМ

Начав с внедрения АСУП, типографии на следующем этапе обычно улучшали свои организационные и технологические процессы, ценовую и кадровую политику, систему учёта и многое другое. Во всех знакомых мне случаях одно цеплялось за другое, и предприятие совершенствовалось всесторонне, но начиналось всё всегда именно с внедрения АСУП.

Типография НИУ ВШЭ уже через два месяца после начала внедрения АСУП была готова работать по-новому. Но как только менеджеры начали рассчитывать стоимость заказов в ПО «Принт-Эксперт», обнаружились огрехи в наших прайс-листах (несбалансированность стоимости отдельных операций, скачки цен при разных тиражах и т.п., что сложно было увидеть в формате Excel, которым мы пользовались раньше). Через некоторое время мы исправили ошибки и привели свои цены к среднерыночному уровню, а потом родилась идея создать упорядоченную систему скидок для разных категорий заказчиков, затем — исправить несовершенство бумажных отчётов, далее — отладить чёткие взаимоотношения между разными участками типографии в единой программе (перемещение материалов, полуфабрикатов и готовой продукции), сделать автоматическое списание материалов на конкретные заказы и т.д. В итоге внедрение «Принт-Эксперт» растянулось почти на полгода, а с учётом создания w2p-сайта — на девять месяцев. Но зато типография НИУ ВШЭ полностью изменилась, привела в порядок и оптимизировала различные свои процессы и отчётность, до которых годами не доходили руки. Более того, генерация и реализация идей по совершенствованию типографских процессов изредка происходит и сейчас. Недавно, например, в АСУП был встроен почтовый клиент, и сейчас вся почта пойдёт через общую систему. Налажено также автоматическое уведомление сотрудников типографии через мессенджеры.

СПЛОЧЕНИЕ КОЛЛЕКТИВА

Понятно, что сама по себе АСУП не заставит печатную машину работать быстрее и не привлечёт новых заказчиков. Но как показывает практика, автоматизация всегда существенно улучшает микроклимат в коллективе и, уже как следствие, повышает технические возможности организации и даёт хороший финансовый результат.

Редкий человек устраивает всех. Люди склонны помогать тем, кто им симпатичен, и сторониться тех, кто не нравится. Единая информационная среда в АСУП, обезличивая взаимодействие между сотрудниками, подчинёнными и руководителями, уменьшает влияние личных симпатий. Каждый работник автоматизированного предприятия видит на своём компьютере список предстоящих заданий и выполняет их, фиксируя свои действия в программе. Люди практически не контактируют друг с другом, что исключает споры: кто сделал брак, кто прав или виноват. Зарплата и премии сотрудникам, комиссии менеджерам рассчитываются автоматически и исключают субъективизм руководителей. Предприятие начинает работать как единый организм, не завися больше от настроения участников процесса.

УДОБНЫЙ МОНИТОРИНГ И АНАЛИЗ

АСУП позволяет мгновенно получать отчёты по ситуации на предприятии, по текущим и перспективным заказам, финансовой ситуации, работе менеджеров, загрузке оборудования и другим аспектам работы предприятия за любой заданный отрезок времени. Можно, например, оценить, какое количество входящих заявок превращается в реальные заказы, и проанализировать причины. По итогам — наказать или поощрить конкретных сотрудников, изменить цены на определённые виды продукции или технологические операции, закупить новое оборудование, выйти на новые рынки, изменить рекламную политику. Вся деятельность типографии начинает проходить перед глазами руководителей. Ответственные сотрудники избавляются от рутины и занимают своё время более важными, стратегическими, вопросами. Всё это приносит огромные дивиденды и буквально помогает решать судьбу предприятия.

ОТВЕТ НА ВЫЗОВЫ ВРЕМЕНИ

Нельзя игнорировать изменения рыночной ситуации в нашей отрасли. Рисунок 2 показывает, что в последние годы тиражи уменьшаются, а номенклатура заказов и объёмы печати растут. Вместе с ростом конкуренции на рынке падает средний чек, а требования к отчётности со стороны фискальных структур увеличиваются. Соответственно количество необходимых действий и оформленных разными сотрудниками типографии документов в расчёте на каждый заработанный рубль постоянно растёт, а маржа падает. Жить по-старому в таких условиях становится всё сложнее.

На смену единичным заказам приходят сотни заказов в день. Не все могут справиться с этим, и разрыв между успешными и стагнирующими типографиями расширяется день ото дня. Именно поэтому мы часто слышим о закрытиях и поглощениях в отрасли, и лишь некоторые предприятия продолжают развиваться.

КАК ПОСЧИТАТЬ ЭФФЕКТ ОТ АСУП В ДЕНЬГАХ?

На личном практическом опыте могу сказать о крайне высокой эффективности АСУП и возврате всех инвестиций в её внедрение уже в первые месяцы работы типографии по-новому.

Общеизвестно, что для увеличения прибыли типография должна сократить издержки или увеличить доходы без столь же существенного роста затрат и расширения штата. Поэтому, на мой взгляд, есть три хороших показателя для оценки эффективности АСУП.

1. Повышение дохода в расчёте на одного сотрудника.

2. Увеличение количества заказов, проходящих через типографию в единицу времени (соответствие требованию рынка).

3. Добавление новых продуктов и услуг.

Рассмотрим их подробнее.

ПОВЫШЕНИЕ ДОХОДА НА ОДНОГО СОТРУДНИКА

Экстенсивный рост за счёт наращивания штата и парка оборудования не всегда приводит к успеху. Расходы могут превысить доходы, и рано или поздно такое развитие закончится плачевно. Подобная ситуация у меня была в первые годы работы в МГУ имени М.В. Ломоносова. Только после внедрения АСУП в 2009 г. стала видна полная картина, и мы начали быстро выправлять ситуацию и закрывать долги предыдущих периодов. Но к сожалению, мне не хватило времени для решения этой задачи и создания успешного предприятия, а последователи свернули реформы и закрыли предприятие.

АСУП экономит рабочее время всех сотрудников типографии, начиная с директора и заканчивая курьером или работником послепечатного цеха. После внедрения «Принт-Эксперта» в МГУ менеджеры, дизайнеры, бухгалтеры, технологи, начальники цехов и другие ответственные сотрудники получили мгновенный доступ к информации обо всех заказах, о происходящем на каждом рабочем месте, наличии материалов на складах, фактах оплаты и т.д. Прекратились лишние звонки, разговоры, беготня по цеху, отвлечение людей от работы.

Печатные формы (счета, калькуляции, техкарты, отгрузочные документы, этикетки и др.) создавались на рабочих местах мгновенно, а кое-где получилось совсем уйти от бумажной документации. В типографии «Вишнёвый пирог» после интеграции в систему нескольких разных w2p-сайтов резко возросло количество почтовых отправлений заказчикам, и только перевод комплектовки (сотен единиц продукции в день) в АСУП со сканированием штрихкодов техкарт позволил справиться с этой проблемой без увеличения штата и площадей.

Отдельная история — составление ежемесячных отчётов, что особенно важно для госпредприятий. В типографии НИУ ВШЭ этим занимались два человека по три-четыре дня в месяц, сейчас отчёты делает за несколько часов один сотрудник в АСУП, параллельно проверяя ввод информации в систему всеми сотрудниками и исправляя их ошибки.

По скромным оценкам, АСУП экономит 15–20% рабочего времени сотрудников. Таким образом, типография может сократить людей либо перенаправить их на выполнение новых задач. Финансовый эффект только от этого фактора может составить шестизначную сумму в год. И это без учёта экономии в результате снижения брака и сокращения случаев срыва сроков.

УВЕЛИЧЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА ЗАКАЗОВ И ОПЕРАТИВНОСТЬ РАБОТЫ ТИПОГРАФИИ

С помощью современной АСУП расчёт стоимости продукции выполняется прямо во время телефонного разговора, и заказчик получает ответ до того, как закончит формулировать техзадание. Счета, калькуляции, договоры печатаются или отправляются по почте автоматически. А это означает, что освободившееся время менеджеры могут потратить на поиск и обработку новых заказов. Вероятность того, что клиент разместит заказ, когда он сразу получает цену, достаточно велика, так как многие не хотят тратить своё время на дополнительный поиск ради небольшой экономии. Менеджеры получают от АСУП возможность быстро рассчитывать заказы, видят всю историю контактов и подробную информацию о клиентах, напоминания о необходимости сделать плановый звонок и повышают свою эффективность. Воронка продаж расширяется, что неизбежно приводит к увеличению числа принятых заказов.

Отдельная тема — технология web-to-print, при которой пользователи сами вносят в систему информацию о своём заказе, оплачивают и контролируют процесс его выполнения удалённо через Интернет (рис. 3). В этом случае рост числа заказов может быть неограниченным, система способна принимать сотни и даже тысячи заказов, компоновать сборные спуски и отправлять их на печать.

АСУП позволила типографии НИУ ВШЭ начать оказывать платные услуги студентам, грамотно и быстро оформляя их заказы, выписывать чеки и экономить время при выполнении мелких работ. Наши сотрудницы, в основном пожилые женщины, в одиночку принимают заявки, рассчитывают стоимость и полностью выполняют заказы: оформляют товарные акты и чеки, получают безналичную оплату, изготавливают продукцию (копирование, сканирование в файл, печать тетрадей, брошюр на пружине или дипломов в переплёте), отмечают выполнение всех технологических операций в системе, которая списывает материалы на каждый заказ. Около 5% заказов поступают к нам в автоматическом режиме с сайта. Никто из наших сотрудников не поверил бы, что сможет так работать, до внедрения АСУП, когда даже расчёт стоимости в Excel ставил их в тупик.

ДОБАВЛЕНИЕ ПРОДУКТОВ И УСЛУГ

По мере увеличения спроса типографии вынуждены добавлять в свои предложения новые услуги и продукты. Комплексное обслуживание привязывает клиентов и является хорошим способом увеличить прибыль. Новыми услугами могут быть экспедиция и рассылка готовой продукции, альтернативные способы печати и отделки, сувенирная продукция, широкий формат и многое другое. Заказчику, пришедшему за печатью бейджей, типография может дополнительно продать листовки, блокноты, папки, бумажные пакеты и фирменные сувениры для предстоящего мероприятия.

Хорошая АСУП позволяет быстро интегрировать новые услуги в общий рабочий процесс предприятия, открывать новые участки, присоединять технологические операции, добавлять материалы и расчёты в существующую единую информационную сеть. И даже эффективно поглощать сторонний бизнес…

Любая из таких возможностей потенциально способна окупить все вложения предприятия во внедрение АСУП. Ярким примером в этом может служить типография «Вишнёвый пирог». Внедрив АСУП в прошлом году и эффективно начав эксплуатировать новое оборудование, она поглотила после этого четыре другие типографии (24 print, «Студию 52», «Лемон Принт» и «Грин-В»).

Одним из важнейших достоинств современной АСУП является открытая архитектура и возможность интеграции через API-протоколы с существующими у предприятия web-to-print-сервисами и интернет-магазинами. В частности, «Принт-Эксперт» может быть интегрирован со старыми полиграфическими АСУП (например, с «Аплером»), с бухгалтерией «1С», со сторонними CRM, с кассовыми аппаратами и эквайринговыми платёжными терминалами, с любыми web-to-print-решениями (например, с PixlPark), интернет-магазинами и «самописными» сайтами типографий, почтовыми клиентами, месенджерами, IP-телефонией и т.п.

В заключение ещё раз подчеркну, что автоматизация — это естественный путь развития предприятий. Выжить с ручным управлением в современной быстроменяющейся рыночной ситуации невозможно. Конечно, процесс внедрения АСУП потребует финансовых затрат и сил сотрудников, продлится несколько месяцев, но всё это вернётся сторицей, если он будет организован правильно.

Опубликовано в номере апрель 2019