Внедрение системы автоматизации во внутренние библиотечные процессы и расширение возможностей автоматизированного обслуживания пользователей, как любое серьёзное преобразование, является сложным и, нередко, процессом.

«УК» продолжает изучать опыт Ярославской областной универсальной научной библиотеки им. Н.А. Некрасова по внедрению системы по внедрению системы RFID.

ОКОНЧАНИЕ.

Начало в майском номере «УК»

Автоматизация в ЯОУНБ им. Н.А. Некрасова началась с покупки первого ПК в 1993 г., а с 2002 г. библиотека приступила к внедрению системы «Ирбис», и за эти годы накопила значительный опыт. За время использования системы «Ирбис» библиотекой освоены практически все её возможности. Однако этап внедрения автоматизированной книговыдачи откладывался из-за большого объёма фонда и небольшой его доли, отражённой в электронном каталоге (все новые поступления книг включались в электронный каталог с 1999 г.). В связи с этим было принято решение на подготовительном этапе внедрения системы RFID провести работу по двум приоритетным направлениям: интенсивное очищение фонда от устаревшей и ветхой литературы и создание библиографических записей на книги, поступившие в библиотеку до 1999 г. (ретроввод). Активизация работы по списанию также была необходима в связи с низкой обращаемостью фонда.

Подготовка и непосредственное внедрение автоматизированной книговыдачи предусматривали:

• организационные и технологические решения;
• наклеивание RFID-меток и их «привязку» к записям электронного каталога;
• техническое оснащение мест книговыдачи;
• обучение сотрудников.

МЕТКИ И БИЛЕТЫ

Ретроввод было решено проводить силами сотрудников отраслевых отделов, которые прошли обучение в отделе обработки литературы и организации каталогов. Для контроля качества библиографических записей была создана рабочая БД «Ретроввод», в отделе обработки назначен редактор базы данных, который просматривает записи, редактирует, переносит записи в электронный каталог, а также консультирует сотрудников индивидуально и проводит групповые занятия, где рассматриваются типичные ошибки. Ретровводу подлежат, в первую очередь, книги, спрашиваемые читателями.

После изучения коммерческих предложений в III и IV кварталах 2012 г. была проведена закупка RFID-оборудования и расходных материалов. Поскольку наша библиотека является автономным учреждением, и сумма на закупку не превышала установленного нашим положением максимума, торги мы не проводили. В соответствии с техническим заданием RFID-метки и читательские билеты были оформлены с использованием элементов фирменного стиля библиотеки.

В конце 2012 г. осуществлялась подготовительная работа: технически оснащались все кафедры книговыдачи, устанавливалось оборудование RFID, программировались билеты и RFID-метки. В перезаписываемую область памяти радиометки с помощью ридера и специального программного обеспечения заносилась сигла библиотеки и UIN (уникальный идентификатор) радиометки/билета, что позволяет в перспективе идентифицировать экземпляр/читателя в корпоративной системе.

Непосредственное внедрение системы RFID было решено начать в январе 2013 г. Одновременно были запущены два процесса: наклейка меток на книги и выдача новых читательских билетов.

Наклейка меток на новые поступления книг и привязка метки к экземпляру в «Ирбис» производилась в отделе комплектования, где стала создаваться первичная учётная запись на книгу. Сотрудники отраслевых отделов, занимающиеся ретровводом, оклеивают метками описываемые книги. Метки клеятся на внутреннюю сторону переплёта/обложки книги.

Проблема и решение:

В связи с наличием случаев сбоя при считывании информации с RFID-меток было принято решение сначала считывать метки ридером, а затем клеить их на книги.

С января 2013 г. в библиотеке началась перерегистрация читателей, в ходе которой бумажные читательские билеты бесплатно заменяются пластиковыми карточками. Для получения пластикового читательского билета пользователь библиотеки обращается в отдел регистрации и учёта читателей и предъявляет паспорт. Если читатель уже был записан в библиотеку, то уточняются сведения о нём в базе данных, и старый билет заменяется новым. Если посетитель пришёл в библиотеку в первый раз, то он предъявляет паспорт в отдел регистрации и учёта читателей и заполняет регистрационную карточку. Библиотекарь его фотографирует, фотография и часть персональных данных сохраняется в базе данных. Новому читателю выдаётся пластиковый билет, на котором он ставит свою подпись. Такая технология записи новых пользователей позволила нам закупить готовые (неименные) читательские билеты.

Проблема и решение:

Пластиковый читательский билет выдаётся всем читателям бесплатно, но в связи участившимися случаями утери билетов с мая введена плата за выдаваемый дубликат в размере 140 рублей.

Наши читатели, которые берут книги на дом, привыкли к тому, что в старом бумажном билете проставлялась дата возврата. Для предотвращения конфликтных ситуаций с должниками было решено в книги вклеивать листок возврата. Между тем, новая система обслуживания даёт читателю возможность увидеть на сайте библиотеки www.rlib.yar.ru (после авторизации в разделе «Электронный каталог») список книг, которые находятся на руках и дату выдачи.

ТЕХНОЛОГИЯ ВЫДАЧИ ЛИТЕРАТУРЫ

На начальном этапе в автоматизированном режиме выдавались только те экземпляры, которые были внесены в электронный каталог, независимо от того, наклеена ли на экземпляр метка или нет, остальные экземпляры выдавались по традиционной технологии. Для выдачи литературы в «Ирбис» используется режим «Выдача без заказа», т.е. технологии оформления выдачи, не основанной на предварительно созданном электронном заказе. Такая технология, в частности, может использоваться в тех случаях, когда читатель имеет открытый доступ к книжным фондам (и, следовательно, нет необходимости оформлять заказ на выдачу). После нажатия кнопки «Выдача без заказа» появляется форма, обеспечивающая поиск в базах данных электронного каталога с целью идентификации выдаваемого издания. После осуществления возврата литературы на экземпляры, не имеющие меток, сотрудниками отделов обслуживания наклеиваются радиометки и осуществляется их привязка к записям в электронном каталоге. На документы, не введённые в электронный каталог, клеятся метки, и создаётся их база данных.

При посещении отделов библиотеки читатель предъявляет билет и контрольный листок. В отличие от старой системы обслуживания, читатель может взять издания для работы в читальном зале библиотеки в неограниченном количестве отделов, в то время как до внедрения автоматизированной книговыдачи читатель оставлял в отделе или билет, или контрольный листок. Теперь необходимость в этом отсутствует.

Начало внедрения автоматизированной технологии книговыдачи в библиотеке проводилось при использовании параллельно традиционной технологии, что связано с отсутствием части фонда в электронном каталоге. Ведение «гибридной» технологии обслуживания усложняло работу сотрудников и увеличивало временные затраты. Для ускорения процесса ретроввода, информирования читателей через сайт о взятых ими книгах и в целях сокращения переходного периода было принято решение об использовании режима «Выдача без ЭК», который позволял оформлять выдачу изданий, не описанных в электронном каталоге. Такая технология позволила одновременно создать краткое описание выдаваемого издания в электронном каталоге и зафиксировать факт его выдачи в электронном формуляре читателя. Количество полей для заполнения при выдаче можно настраивать, мы оставили необходимый минимум для идентификации экземпляра, что позволяет не задерживать читателя при оформлении книг. При возврате книг сотрудники отделов обслуживания находят в каталоге запись и дополняют её, а также наклеивают на книгу RFID-метку.

Проблема и решение:

К сожалению, мы, как и коллеги из других библиотек, не избежали ошибок при привязке метки к записи в электронном каталоге: уникальный идентификатор считывается ридером автоматически и заносится в любое поле, где находится курсор. Для того чтобы считывание происходило в определённом месте, и только один раз, необходимо установить курсор в нужное поле и один раз провести книгу над ридером. Здесь просто необходима внимательность.

Дальность считывания RFID-ридеров такова, что они активно реагируют на книги с метками и читателей с пластиковыми билетами, если те попадают в зону «видимости». Что с этим делать, пока не решили, но библиотекари должны быть бдительны.

В первые два-три месяца внедрения RFID «ворота» на выходе из библиотеки часто реагировали на читателей с книгами, так как издания ещё выдавались по традиционной технологии, а метки на них уже клеились. С внедрением автоматизированной книговыдачи «ворота» подают сигнал в редких случаях и тогда читателя просят вернуться в отдел и оформить книги.

СТАТИСТИКА

При каждом посещении библиотеки в отделе регистрации и учёта читатель должен предъявить билет и взять контрольный листок, необходимый для учёта посещений и книговыдачи в отделах библиотеки. Контрольный листок позволяет вести наряду с автоматизированным параллельный учёт посещений и количества книговыдач. Следует отметить, что анализ статистики, полученной в автоматизированном и традиционном режимах, пока не совпадает, и это требует изучения причин.

ПЕРСПЕКТИВЫ

RFID представляет собой инновационную технологию, которая реорганизует работу не только конкретной библиотеки, но и всей системы библиотечного обслуживания. Изменения касаются и технологических процессов, и структуры библиотеки, и должностных обязанностей библиотекарей.

В перспективе нам хотелось бы приобрести и станцию самостоятельной книговыдачи, и оборудование для проведения быстрой инвентаризации, т.е. то, о чём обычно говорят поставщики RFID-оборудования в первые минуты своей презентации. Но это уже будет следующим этапом.

Возможно, что в перспективе издатели и книгораспространители в системе логистики начнут использовать RFID, и тогда библиотеки смогут покупать книги уже с метками. Информация о зарубежных экспериментах в этой области обсуждалась в Интернете ещё 4-5 лет назад.

А пока на Facebook нами создана группа «RFID в библиотеках» (http://www.facebook.com/groups/401469373257558/). Приглашаем поделиться опытом и обсудить возникающие проблемы библиотекарей, распространителей оборудования и всех заинтересованных данным вопросом экспертов.

Автор Наталия Владимировна АБРОСИМОВА, заместитель директора по научной работе Ярославской областной универсальной научной библиотеки им. Н.А. Некрасова

Опубликовано в номере июль-август 2013