Типография Высшей школы экономики образована в 2010 г. и сейчас имеет девять участков в разных зданиях университета в Москве. Самый крупный с шестью цифровыми печатными машинами (ЦПМ), четырьмя ризографами и парой десятков единиц послепечатного оборудования принимает примерно 70% заказов, включая все сложные и объёмные работы. Остальные участки, вооружённые одной-двумя ЦПМ, выполняют более простые копировально-множительные операции. Два года назад на предприятии стартовал процесс внедрения автоматизированной системы управления.

Ведущий рубрики «Технологии печати» Марсель ШАРИФУЛЛИН, директор типографии НИУ ВШЭ

Основная задача типографии — обеспечение структурных подразделений НИУ ВШЭ печатной продукцией. Мы готовим к печати и тиражируем учебную и научную литературу, брошюры, журналы, газеты и другие периодические издания, раздаточный материал для лекций, конференций, семинаров. Номенклатура постоянно расширяется и сейчас включает десятки наименований; ежегодно выполняется порядка 11 тыс. заказов.

В типографии работают 19 штатных сотрудников; оборот за год после старта реформ увеличился на 40% и достиг 26 млн рублей. Более подробную информацию о типографии можно получить на сайте www.print.hse.ru, а в статье продолжим разговор о реформах.

Все заказы делятся на три категории: бюджетные (45%), внебюджетные — от хозрасчётных подразделений вуза (22%) и платные (23%). Первая категория заказов выполняется бесплатно, вторая (со скидкой 25%) — оплачивается переводом средств от подразделений-заказчиков на субсчёт типографии, третья — по рыночным ценам.

Точный расчёт себестоимости и итоговой цены — важнейшая составляющая экономики типографии. Сначала мы использовали офисные программы Word и Excel, но они перестали нас удовлетворять как параметрами скорости и точности, так и отсутствием возможности разделения доступа и сохранности данных, когда были запущены платные сервисы. Кроме расчётов типографии требуется максимально оперативно и с малыми затратами рабочего времени вести учёт материалов, составлять ежемесячные финансовые и материальные отчёты, фиксировать выполнение рабочих операций и т.п.

Ещё одним фактором, подтолкнувшим нас к автоматизации, стала программа экономии бюджета университета на вспомогательные подразделения, согласно которой в 2014–2016 гг. типография должна была сократить свои расходы на 10%. При этом пришлось не только пожертвовать обновлением технического парка и индексированием зарплат, но и сократить часть сотрудников. Поэтому в 2016 г. был разработан план реформирования типографии на период до 2018 г., включающий старт платных услуг для студентов и сотрудников университета и изменение схемы финансирования подразделения.

Благодаря содействию ректората и планово-финансового управления (ПФУ) НИУ ВШЭ эти вопросы доработали специалисты, и нам был дан зелёный свет на проведение реформ. Необходимо было подготовить типографию к выходу на конкурентный рынок платных услуг, поднять качество и оперативность изготовления печатной продукции вкупе со снижением себестоимости, составить регламенты работы с коммерческой категорией заказчиков, организовать приём денег у физических лиц, подготовить новые формы отчётности перед ПФУ и бухгалтерией вуза, предложить новые формы мотивации персонала, наладить рекламу и продвижение услуг типографии на новых рынках и многое другое. Кроме того, мы решились на создание и внедрение автоматизированной системы управления производством (АСУП) с перспективой удалённого приёма заказов через сайт с технологией web-to-print (w2p). С одной стороны, мы понимали грандиозность поставленной задачи и высокий риск неудачи, но с другой — лучшее время для начала реформ было трудно найти. Заняв должность директора после вынужденной паузы, я был готов сдвинуть горы, а перед типографией в случае бездействия маячила перспектива серьёзного сокращения штата.

ВыБоР системы аВтоматизаЦии

Мы начали со сбора информации и посетили основные автоматизированные цифровые типографии Москвы (I print it, «Каскон», «МДМ-принт», «М-Сити», Onebook, Netprint, «Формула Цвета», «Вишнёвый пирог», ИРМ-1, «Технология рекламы», «Буки Веди», Издательская группа Т8, «П-Центр», «Линия График», «Ситипринт»). Кроме того, дистанционно изучили лидеров автоматизации Санкт-Петербурга («Группа М», «Четыре цвета», «Фастпринт», «Таджик-принт», «Восстания 1» и др.). Оперативно проанализировали предложения систем автоматизации от фирм-поставщиков цифрового оборудования (HP, Canon, Konica Minolta, Ricoh, Heidelberg, «Нисса» и ГК «Терра Принт»), от арендаторов программного обеспечения w2p (Pixelpark, PrintOnDemandSolution, Perfect Print) и посетили все тематические полиграфические выставки и семинары.

В результате пришли к выводу, что оптимальная автоматизация типографии должна начинаться с внедрения АСУП, способной нормализовать ценообразование и оптимизировать рабочий поток на предприятии. А уж затем налаженный рабочий поток в типографии можно соединить с онлайн-сервисом приёма заказов на w2p-сайте типографии. Конечно, лучшим вариантом было бы единое ПО, способное совмещать функции АСУП с фронт-офисом w2p. Но выяснилось, что это очень дорогостоящие решения или собственные разработки типографий, недоступные для масштабирования.

Понимая, что ожидание доступных единых программных комплексов АСУП — w2p может затянуться, мы решили внедрять эти продукты по отдельности, начав с АСУП. Успешный опыт внедрения автоматизированной системы управления на базе ПО «Принт-эксперт» (ПЭ) у меня уже был в офсетной типографии МГУ имени М.В. Ломоносова. Кроме того, была стопроцентная уверенность в способности разработчика, Сергея Пенова, быстро адаптировать готовые модули программы под нужды типографии НИУ ВШЭ. Относительно w2p на тот момент определённости не было. Только надежды либо на собственную разработку, либо на интеграцию стороннего решения с готовой к тому моменту АСУП.

аВтоматизиРоВанная система РасчЁта стоимости заКазоВ

Внедрение АСУП начали с настройки виртуального выделенного сервера и установки на него начальной версии ПЭ. Это сэкономило время и позволило сразу же приступить к освоению программы одновременно на нескольких участках типографии, разделённых территориально. Ключевые сотрудники могли работать в системе удалённо. Правильность такого решения подтвердилась ещё раз, когда на этом же сервере был реализован быстродействующий сайт типографии. Следует отметить, что даже полностью развёрнутый ПЭ оказался неприхотлив к ресурсам: 15 сотрудников типографии и десятки посетителей сайта без проблем одновременно работали в системе и в том случае, когда соединение с Интернетом осуществлялось через Wi-Fi со скоростью всего 30Мбит/ сек.

Первые две недели мы корректировали менеджерский интерфейс программы, для чего ввели список клиентов и поставщиков, справочники материалов и технологических операций, указали виды и модели оборудования, параметры каждой машины и рабочие процессы, связанные с ней, классифицировали все расходные материалы, а также представили другую информацию типографии, необходимую для функционирования АСУП.

Не обошлось без сложностей. Например, каждый товар кроме марки и кода производителя должен был обладать внутренним артикулом, используемым в бухгалтерском учёте НИУ ВШЭ. Артикулы иногда различались на одинаковых материалах или, наоборот, повторялись на совершенно разных. Избавиться от них было нельзя до момента списания этих «неправильно учтённых» товаров со склада. Спасибо разработчикам ПЭ, которые справились с проблемой, а также помогли нам автоматически импортировать в АСУП базы данных клиентов и складских запасов из наших учётных таблиц Excel. Параллельно в марте в ПЭ были реализованы алгоритмы автоматического расчёта стоимости всей нашей продукции согласно имеющимся прайс-листам в формате Excel. Таким образом, цены, автоматически рассчитанные в ПЭ, стали полностью совпадать с теми, которые менеджеры получали с помощью калькуляторов или таблиц Excel.

Отладив правильность расчётов, внесли в АСУП шаблоны наиболее популярной продукции. Справедливости ради надо сказать, что можно и без них рассчитать любую продукцию в едином окне заявок. Но использование шаблонов позволило довести работу менеджера до автоматизма. С помощью программы расчёт стоимости заказов стал выполняться в течение пары минут, непосредственно во время телефонного разговора с клиентом.

асУП на ПРоизВодстВенном УчастКе

Через месяц после начала внедрения АСУП мы освоили все операции по расчёту стоимости и фиксации заказа во встроенной в ПЭ системе CRM, благо клиентский модуль программы не потребовал дополнительной модернизации. Хотя мы использовали от силы треть его возможностей и не применяли на первом этапе встроенный планировщик задач и автонапоминания для менеджера, систему классификации клиентов, историю контактов, индивидуальные прайс-листы и маркетинговые инструменты для рассылок и фиксации отчётов по ним. Все постоянные заказчики — подразделения НИУ ВШЭ и их представители с контактными данными и другой информацией — были импортированы в систему одним кликом.

Рис. 1 Ввод параметров заказа, выбор оборудования, материалов и автоматическая раскладка полос в электронном формате

Мы научили программу присваивать принятым в работу заказам актуальные номера согласно имеющейся на участках типографии нумерации, разделили их по категориям, ввели поля с наименованием и комментариями для каждого заказа, различные опции сдачи и визирования бумажных заявок, экспорта данных в материальный отчёт и многое другое. Научились переводить статус заказа из «расчёта» в «работу», автоматически обрабатывать очереди операций на каждом технологическом участке, отмечая оборудование, на котором выполняется операция, и фактический расход бумаги со склада. Здесь цель состояла в максимальной автоматизации процесса и сокращении времени, необходимому оператору для фиксации в ПЭ. В итоге сотруднику чаще всего достаточно посмотреть на мониторе в список своих текущих задач на день и парой кликов отметить их выполнение.

Также был освоен и адаптирован под условия НИУ ВШЭ складской модуль АСУП. Разработчики в режиме реального времени настроили ПЭ под наши нестандартные требования, например перемещение бумаги со склада на склад в «бухгалтерском» формате SRA3 (по факту её закупали в листах 640х900 мм, а расходовали в формате А4). Был реализован автоматический механизм разукомплектования материалов, в случае резки бумаги, перевода из оптовых единиц в поштучные. Рулонные материалы пересчитывали в погонные и квадратные метры. Пакеты для ламинации и пластиковые пружины в коробках — на штуки, металлические пружины в бобинах — в витки и т.п. Таким образом ПЭ была оперативно подстроена под реальные условия работы типографии НИУ ВШЭ.

Постепенно мы подключили рабочие места в ПЭ для других сотрудников производственного участка типографии: менеджеров, экономиста, операторов ЦПМ, работников послепечатного цеха.

Рис. 2 Регистрация заказов, расчёт цены, приём заказа в работу в электронном формате

УчЁт и аВтоматичесКое сПисание Расходных матеРиалоВ

Ещё через месяц был внедрён алгоритм нормирования и учёта себестоимости не только бумаги, но и остальных расходных материалов: тонеров ЦПМ, плёнок для ламинации, обложек Unibind и Metalbind, скрепок и скоб из бобин, металлических и пластиковых пружин, фольги для тиснения, клише, вырубных штампов и т.д.

Немного пришлось повозиться с ризографией, чтобы учесть не только чернила, но и расход мастер-плёнки в зависимости от формата, а также затраты на распечатку оригинал-макета на принтере или ЦПМ. Был создан механизм фиксации в ПЭ замены запчастей и расходных материалов под конкретное оборудование с параллельным списанием со склада, а также сервисного обслуживания.

Теперь сотрудник типографии или наладчик мог быстро и легко отмечать замену каждой детали в АСУП с фиксацией времени и показаний счётчика машины. Это создало предпосылки для автоматического учёта стоимости запчастей и сервиса в себестоимости выполняемых заказов, а также упростило сбор аналитической информации для оценки работы оборудования и сервисных фирм.

Одновременно была отлажена процедура экспорта из ПЭ отчётов и другой бумажной документации в форматах MS Word и Excel: стандартных требований-накладных на покупку, перемещения или списания материалов и товаров; заявок клиентов со всеми данными для визирования; технологической карты заказа, путешествующей с полуфабрикатами по всем цехам типографии до выполнения заказа; красивых этикеток для упаковок с готовой продукцией; счетов, калькуляций для заказчиков и т.п. Документы автоматически распечатывались в стандартном, утверждённом госорганами виде после нажатия кнопки в ПЭ.

Отдельно отметим экспорт ежемесячного материального отчёта типографии. Данная операция была исключительно сложной. Но и с ней мы справились, хотя в процессе отладки пришлось трижды перезапускать учёт материалов в АСУП типографии, вводить остатки на склады в ПЭ, а также корректировать вручную данные по складу.

Необходимый нам экспорт разработчики отладили в середине мая, и мы в тестовом режиме проверили работу типографии в ПЭ за апрель.

После ввода в ПЭ остатков материалов на 1 апреля и проводки всех заказов с автоматическими списаниями ничего не сошлось, но мы получили богатую информацию для отладки работы алгоритмов программы и расчёта списания материалов. Исправив много ошибок, совершаемых персоналом при выборе и расходе материалов на конкретные заказы, мы не стали терять время на отладку апрельского отчёта, а просто перезагрузили программу с 1 мая. Снова корректно перепроверили все заказы и получили на выходе материальный отчёт, уже более близкий к реальности. Анализ ситуации показал, что причиной оставшихся расхождений, кроме недисциплинированности сотрудников, является отсутствие учёта потерь материалов при сервисных работах и особенностей резки бумаги 640х900 мм либо на девять листов А4, либо на четыре листа А3 (или на восемь листов А4). В итоге были ещё раз исправлены алгоритмы работы типографии и сделана корректировка материалов в ПЭ под фактическое их наличие на складах на 1 июня. После чего ежемесячные материальные отчёты стали отражать близкое к реальности положение вещей в типографии.

В процессе реализации материального отчёта АСУП ещё раз продемонстрировала свою незаменимость, выявив много ошибок в товарном учёте и негативное влияние человеческого фактора на работу типографии. Параллельно с его отладкой мы оптимизировали многие организационные процессы, потребовали от сотрудников учитывать и корректно отражать расход материалов. Обнаружив скрытые места потерь материалов, минимизировали их.

асУП на дРУгих УчастКах тиПогРафии

После запуска программы на самом большом производственном участке потребовалось постепенное внедрение АСУП на других копировально-множительных участках (КМУ) типографии, расположенных в разных зданиях НИУ ВШЭ. Для этого проводилась индивидуальная настройка ПЭ под особенности каждого участка. Даже ценообразование пришлось поменять, так как машины мелких КМУ печатали на листах А4, в отличие от SRA3 производственного участка, и имели другую себестоимость. Потребовались индивидуальные шаблоны заказов для каждого участка под конкретный парк оборудования и ассортимент выпускаемой печатной продукции.

Разработчики обеспечили разграничение доступа сотрудников к ПЭ на разных участках таким образом, чтобы те видели только необходимую им для работы информацию и в то же время могли грамотно взаимодействовать друг с другом. Сейчас заказ может быть принят на одном участке типографии, выполнен на другом, а готовая продукция отгружена заказчику уже на третьем участке. Единый модуль CRM позволяет менеджерам быть в курсе истории контактов и проблем, созданных конкретными заказчиками на любых участках типографии, чтобы не повторять ошибки при работе с данным клиентом. Разумеется, доступ у сотрудников настраиваемый и может быть легко отключён, если это расходится с политикой типографии. Программа получилась универсальной, способной работать на любых устройствах с разными операционными системами: компьютерах, планшетах и даже смартфонах.

заКлючение

В следующих выпусках нашей рубрики мы расскажем о создании w2p-сайта типографии и приёме заказов от студентов через Интернет, об изменениях в организации работы. Ещё раз подчеркнём, что нам повезло с разработчиком, который буквально за три-четыре месяца создал и помог внедрить АСУП для нашей типографии. Эффект трудно переоценить. В результате типография НИУ ВШЭ смогла быстро начать оказывать платные услуги, причём для этого не пришлось увеличивать штат сотрудников, парк оборудования и даже бюджет подразделения. Выработка же и финансовый оборот возросли на 40% в первый же год, люди самостоятельно зарабатывают себе на премии, а типография стала не только самоокупаемой, но и прибыльной.

Опубликовано в номере июль-август 2018