Руководство РБА «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» (далее – Руководство) разработано в целях содействия внедрению одноимённого документа, утверждённого Приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 (введён в действие 3 июня 2013 г. взамен Инструкции об учёте библиотечного фонда 1998 г.).

Напомним, что Инструкция об учёте библиотечного фонда была утверждена приказом Минкультуры России и носила ведомственный характер. Руководство имеет совсем другой статус, несмотря на то что изначально предназначалось прежде всего для библиотек, подведомственных Министерству культуры РФ. Дело в том, что Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, согласован с Минфином России, зарегистрирован в Минюсте России, является официальным нормативным документом и фактически носит межведомственный характер.

Руководство может быть использовано библиотеками всех видов и типов, а также учреждениями по сохранению научно-технической информации вне зависимости от их ведомственной принадлежности и юридического статуса. Данный документ незаменим в деятельности органов исполнительной власти всех уровней при формировании нормативно-правовой базы, осуществлении учётной политики, контроле над подведомственными учреждениями, ведении хозяйственной деятельности.

Подготовка Руководства всегда находилась в зоне приоритетного внимания Секции РБА по формированию библиотечных фондов. Его разработчики — специалисты РГБ, РНБ, Президентской библиотеки им. Б.Н. Ельцина, центральных библиотек субъектов РФ. Самой высокой оценки и благодарности всего библиотечного сообщества заслуживает вклад советника генерального директора РГБ Н.И. Хахалевой в подготовку и принятие как самого Порядка учёта, так и Руководства. Подчеркнём также важную роль в принятии документов специалистов Министерства культуры РФ: советника Отдела библиотек и архивов Департамента науки и образования С.А. Аленьковой и заместителя директора Департамента экономики и финансов, главного бухгалтера М.В. Дугишевой.

В подготовке Руководства также принимали участие сотрудники РГБ: А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, С.В. Митрофанова; специалисты РНБ: И.В. Эйдемиллер, В.В. Шилов, Т.В. Петрусенко, И.А. Кирьянова; специалисты Национальной библиотеки Республики Карелия (Петрозаводск), Архангельской областной научной библиотеки им. Н.А. Добролюбова. Большой вклад в разработку форм учёта сетевых электронных документов внесла А.В. Мельничук, заведующая отделом формирования библиотечно-информационных ресурсов НБ Республики Карелия.

Проект Руководства прошёл длительное общественное обсуждение на различных общероссийских и межрегиональных профессиональных мероприятиях. О степени его актуальности свидетельствуют более 90 тыс. зафиксированных обращений к блогу «Учёт библиотечного фонда».

В ходе широкого профессионального обсуждения документ серьёзно дорабатывался. Были найдены согласованные решения по ряду принципиальных моментов:

·         подготовлена и включена в Руководство новая форма «Реестр суммарного учёта инсталлированных документов»;

·         определены виды документов, которые не включаются в состав библиотечного фонда и не подлежат учёту;

·         найдено принципиальное и чрезвычайно сложное решение вопроса дифференцированного учёта при определении общей величины библиотечного фонда во владении (оперативном управлении) и во временном и постоянном доступе (пользовании);

·         определены особенности учёта особо ценного движимого имущества (ОЦДИ);

·         проведена существенная доработка приложений, включающих формы и образцы учётных документов.

Основным достоинством и главной ценностью Руководства являются комментарии, пояснения, трактовка положений Порядка учёта. Поскольку приведённые в нём примерные формы и образцы основных учётных документов не носят строго регламентированного характера, их можно видоизменять, дополнять, редактировать, использовать в соответствии с типом библиотеки, объёмом фонда, традициями учёта, решаемыми задачами, наличием автоматизированной библиотечной системы, её особенностями и т.д.

Единственный документ, форма которого носит регламентированный характер, помещён в приложении 12 Руководства — это форма ОКУД* 0504144 «Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда».

* ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

Обращаем внимание читателей на то, что данная форма действует в настоящее время в редакции приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 2 июня 2015 г. за № 37519 и вступил в действие 19 июня 2015 г. Форма практически идентична действовавшей ранее, её единственным отличием является необходимость указания на первой странице Акта поля ИНН, отсутствовавшего прежде.

Руководство даёт большие возможности для решения проблемы списания и перераспределения библиотечных фондов. Так, в соответствии с установленным Порядком учёта библиотеки получили право принимать решение о перераспределении (передаче) и даже реализации (продаже) списанных документов как юридическим, так и физическим лицам.

Для того чтобы в максимальной степени использовать все возможности Порядка учёта и Руководства, на их основе каждой библиотеке необходимо разработать собственный внутренний документ по порядку учёта и согласовать его с учредителем.

Авторы Руководства отчётливо осознают, что принятый документ потребует уточнений и доработки. Он будет дополняться и совершенствоваться в связи с принятием новых нормативных документов, по мере накопления опыта работы с электронными сетевыми ресурсами и другими документами. Также невозможно отразить все нюансы учёта в библиотеках различных систем и ведомств и в принимаемых этими ведомствами нормативных документах.

Ярко иллюстрируют эту ситуацию вопросы, возникшие практически одномоментно с утверждением Руководства на сессии РБА. Так, использование Порядка учёта и Руководства в библиотеках образовательных учреждений выявило проблему учёта общего объёма фондов в соответствии с действующей формой статистической отчётности для учреждений образования. Приказом Росстата от 28 января 2014 г. № 54 утверждена форма статистического наблюдения № ВПО-2 «Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательной организации высшего образования», включающая раздел 2.9 «Формирование библиотечного фонда». В указаниях к её заполнению говорится, что следует руководствоваться приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда». При этом форма 2.9 учитывает объём библиотечного фонда (всего) — (01), в том числе:

·         печатные документы (08);

·         электронные издания (09);

·         аудиовизуальные материалы (10).

Под электронными изданиями понимаются и программы для ЭВМ, и базы данных, и электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях или в сетевом режиме. Таким образом, в графе 01 «Объём библиотечного фонда» предлагается показать, сколько единиц хранения включает фонд, обобщающий печатные документы, аудиовизуальные материалы, электронные издания на материальных носителях и сетевые удалённые электронные издания. На практике это приводит к грубейшему искажению истинного объёма фонда в сторону его значительного завышения. Например, если фонд на материальных физических носителях составляет 1 млн экземпляров, а подписные базы данных (ЭБС и т.д.) включают десятки пакетов и миллионы названий электронных ресурсов, то какой итоговый объём библиотечного фонда будет показан при суммировании несопоставимых единиц учёта?

РБА рекомендует представлять и учитывать объём библиотечного фонда дифференцированно. Для правильного отражения ресурсов библиотечного фонда в статистических формах предлагается использовать разные понятия:

·         библиотечный фонд во владении (в оперативном управлении) — документы на физических (материальных) носителях; локальные сетевые документы, образующие электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, размещённую на сервере библиотеки; инсталлированные документы;

·         библиотечный фонд в доступе (в пользовании) — удалённые сетевые документы, получаемые во временное или постоянное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях лицензионных соглашений с производителями информации.

На наш взгляд, при заполнении формы 2.9 логично учитывать только документы, находящиеся во владении: на физических (материальных) носителях, локальные электронные и инсталлированные документы. Безусловно, этот вопрос требует согласования с Минобрнауки России и Росстатом.

Также до сих пор нет утверждённых форм статистического наблюдения 6-НК и 7-НК. По данному вопросу прошло широкое профессиональное обсуждение, с ходом которого можно ознакомиться на сайте РГБ в разделе «Профессионалам». В предложениях по модификации этих форм предусматривался дифференцированный учёт библиотечного фонда для документов на материальных носителях и для сетевых электронных ресурсов.

Ещё один вопрос, вызвавший много споров, — приём документов от читателей взамен утерянных. В связи с принятием приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению"» возникло несоответствие в отношении правил учёта книг, принятых в библиотечный фонд взамен утерянных читателями, изложенных в п. 4.3.1 Порядка учёта.

Данный приказ ввёл следующие изменения:

Счёт 20900 «Расчёты по ущербу и иным доходам»

3.51. В п. 220:

б) абзац второй изложить в следующей редакции:

«При определении размера ущерба, причинённого недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов».

В Порядке учёта установлено:

п. 4.3.1: «Приём документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приёме документов взамен утерянных».

В разделе 5 «Учёт выбытия документов из библиотечного фонда» установлено:

п. 5.4: «…Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путём денежной компенсации».

п. 5.5: «При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки...»

К указанной норме при приёме книг взамен утерянных в библиотеках применяются два подхода.

Часть специалистов понимают под «текущей восстановительной стоимостью» первоначальную стоимость издания с учётом произведённых переоценок и считают, что утерянное издание должно списываться и приниматься по одной и той же стоимости. В этом случае активы восстанавливаются не по их реальной стоимости на текущий момент. Этот подход представлен в комментариях к утверждённому Руководству, поддерживается Министерством культуры РФ и Н.И. Хахалевой.

Другие специалисты считают, что для восстановления утраченных активов библиотека вправе потребовать от читателя равноценную замену либо денежную компенсацию стоимости книги на момент замены. В этом случае под «текущей восстановительной стоимостью» подразумевается фактическая рыночная цена издания на данный момент, и тогда библиотека должна:

·         списать первоначальную стоимость утерянного издания с учётом коэффициентов переоценки;

·         принять замену по текущей рыночной стоимости.

Таким образом, библиотека получает незапланированную прибыль, с которой должна заплатить налог.

В настоящее время сложилась ситуация, при которой новым приказом Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н установлено, что книги взамен утерянных должны приниматься по текущей восстановительной стоимости, а в Порядке учёта способ замены книг остался прежним — по рыночной стоимости. В связи с этим РБА обратилась к руководству Департамента науки и образования Министерства культуры РФ с просьбой устранить несоответствие между приказами Минфина России и Минкультуры России, а именно — внести в п. 5.5 Порядка учёта следующее дополнение: «Приём равноценных документов от читателей осуществляется по текущей восстановительной стоимости утраченных изданий» и дать комментарий по его трактовке и применению на практике. Порядок проведения этой операции должен быть установлен таким образом, чтобы списание утерянной книги и приём другой взамен утерянной происходили одновременно.

В применении Руководства возникают и иные правовые коллизии, когда прописанные в нормативном документе положения на практике вызывают вопросы и недоумение. Яркий пример такой ситуации — учёт периодических изданий. С 2009 г. они учитываются на забалансовом счёте по стоимости 1 рубль за единицу (приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н в редакции приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н). Возникает вопрос: как учитывать и оценивать поступающие в фонд особо редкие и ценные периодические издания? В данном случае есть явное противоречие между установленным порядком и фактической ценностью изданий. Так, комплект «Ежегодника императорских театров» (от восьми номеров) стоит 50 тыс. рублей; альманах «Северные цветы» — 5–6 тыс. рублей за номер, «Вестник Европы» до 1830 г. и после 1866 г. — по 14–15 тыс. рублей за номер. При формальном подходе, в соответствии с указаниями и разъяснениям Минфина России, все периодические издания независимо от их фактической стоимости оцениваются и учитываются на забалансовом счёте по одному рублю за единицу учёта. Но по какой стоимости они должны быть восстановлены в случае утраты (кражи, стихийных бедствий)? По мнению профессионалов, редкие и ценные периодические антикварные издания не должны учитываться и оцениваться по формальным правилам. Это ещё один из примеров необходимости изменений в утверждённом Порядке учёта.

Авторы Т.В. Петрусенко, заведующая отделом комплектования РНБ, председатель Секции по формированию библиотечных фондов РБА; И.В. Эйдемиллер, заведующая сектором библиотечных фондов НМОБ РНБ, секретарь Секции по формированию библиотечных фондов РБА

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Нина Ивановна Хахалева, советник генерального директора РГБ

Несомненный интерес представляют комментарии Н.И. Хахалевой, в которых рассматриваются вопросы, вызвавшие наиболее острые дискуссии при подготовке Руководства РБА «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»*.

* Материал представлен на основе стенограммы выступления Н.И. Хахалевой на V Всероссийской научно-практической конференции «Фонды библиотек в цифровую эпоху: традиционные и электронные ресурсы, комплектование, использование» (30 марта – 4 апреля 2015 г., Санкт-Петербург, РНБ).

ТОП-6 вопросов по «Порядку учёта»

1 Замена изданий, утраченных читателями

Мы много и долго обсуждали вопрос о том, как оформлять замену утрат. Предлагались разные подходы. В Порядке учёта представлен такой вариант: на утраченную книгу составляется акт о списании, на полученную в качестве возмещения ущерба – акт о приёме, на котором расписываются читатель и библиотекарь. При этом многие специалисты выступили с пожеланием оставить прежнюю систему, т.е. фиксировать в специальном журнале (в тетради) все факты получения изданий взамен утраченных. В комментариях достаточно подробно изложены оба варианта, и каждая библиотека вправе выбрать формы работы, наиболее соответствующие её специфике. То есть можно актировать каждый факт замены утраченного издания и можно фиксировать утраты/замены в специальном журнале, а затем оформлять сводный акт, который будет составляться комиссией.

Множество вопросов вызвала проблема оценки утраченного и полученного взамен изданий. В соответствии с существовавшими на момент принятия Порядка учёта нормативными документами мы должны были оценивать утраченное издание по балансовой стоимости, а полученное взамен утраченного – по рыночной. Эти стоимости никогда не совпадали, что создавало сложности в бухгалтерском учёте библиотечного фонда. В комментариях представлен иной подход, который основан на вышедшем после утверждения Порядка учёта приказе Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н. Согласно этому нормативному документу, оценка изданий, принимаемых взамен утраченных, производится не по рыночной стоимости, а по текущей восстановительной. Приказ гласит, что «под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов». Особенности применения этой нормы к библиотечному фонду, на наш взгляд, достаточно конкретно изложены в докладе С.В. Сивец (начальник отдела Департамента бюджетной политики и методологии Министерства финансов РФ) в 2008 г. на совещании директоров федеральных и региональных библиотек. Цитирую: «Мы занимаем следующую позицию. Стоимость конкретного объекта есть только в вашем библиотечном учёте, следовательно, раз одна книга ушла, вы должны это показать как недостачу, а другую книгу, которая пришла, вы должны показать как возмещение расходов. Следовательно: та книга – 100 рублей, эта книга – 100 рублей. А если эта книга новая, совсем другого издания и она уже на рынке сегодня стоит 1 тыс. рублей? Для нас она стоит столько, сколько мы понесли ущерба, в данном случае 100 рублей»*.

* Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: материалы Совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и Выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.). – М.: Пашков дом, 2009. – С. 39–47

Мы это понимаем так, что издание списывается и принимается по одной цене, которая исчисляется на основе первоначальной стоимости, с учётом произведённых переоценок. Иначе говоря, главное для нас – чтобы читатель принёс взамен утерянной книги равноценное по художественной, исторической, научной значимости издание, нужное библиотеке.

Его цена должна быть не ниже балансовой стоимости списываемого утраченного издания, и оно принимается в фонд по той же стоимости. Это, на наш взгляд, значительно упрощает процедуру.

2 Процент допустимой недостачи

В процессе обсуждения Порядка учёта коллеги неоднократно высказывали просьбу утвердить в нормативном документе процент допустимой недостачи в библиотечном фонде. Это пожелание вызвано сложностями списания утраченных изданий, участившимися отказами бухгалтеров, руководителей, учредителей библиотек подписывать акты о списании изданий по причине их утраты. Данная ситуация объясняется непониманием или непризнанием библиотечного фонда как имущества, специфика которого заключается в активном использовании. Библиотечный фонд, особенно находящийся в открытом доступе, функционирует, можно сказать, в зоне риска и должен иметь допустимый процент потерь как естественных убытков. Но это отдельная задача, над этим надо работать. В комментариях же к Порядку учёта пока предложено решать проблему на уровне руководства библиотеки по согласованию с учредителем. Вычисление процента недостачи в библиотечном фонде предлагается осуществлять на основе анализа статистических данных за определённый период и фиксировать в Порядке исключения документов из библиотечного фонда конкретной библиотеки.

3 Оценка стоимости периодических изданий

В п. 4.2 Порядка учёта допущена ошибка, которая скорректирована в комментариях. В чём проблема? Приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» был открыт забалансовый счёт «Периодические издания для пользования» с условной оценкой журналов и газет 1 рубль за единицу учёта. При разработке Порядка учёта мы предполагали, что данный счёт и подобный подход к оценке периодики относятся только к изданиям временного хранения, в связи с чем указали, что оценка стоимости периодических изданий при приёме в библиотеку на временное хранение не производится. Мы исходили из того, что эти издания учитываются по условной стоимости, которую фиксирует бухгалтер при их постановке на бухгалтерский учёт. При внедрении Порядка учёта, совпавшем с внедрением раздельного учёта библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) и как иного движимого имущества, возникли вопросы по уточнению учёта периодических изданий:

·         как учитывать и оценивать обязательные экземпляры периодических изданий, а также иные поступления периодических изданий, отнесённые к ОЦДИ;

·         возможно ли отражение периодических изданий, отнесённых к ОЦДИ, на забалансовом счёте?

Мы обратились с письмом в Минфин России для разъяснения ситуации и получили ответ, что все периодические издания, независимо от сроков хранения, значимости и иных характеристик, должны учитываться на забалансовом счёте. Это касается и периодических изданий, отнесённых к ОЦДИ.

В связи с этим в новом варианте Порядка учёта с комментариями сделана специальная поправка, что п. 4.2, касающийся оценки стоимости периодических изданий, распространяется на периодику не только временного, но и постоянного хранения. На это надо обратить коллегам особое внимание.

4 Формы учётных документов

Представленные в приложениях Порядка учёта формы учётных документов вызвали повышенный интерес библиотекарей. Задаются вопросы: можно ли вносить изменения? Можно ли дополнять какие-то графы? Ответ – да, можно. Мы неоднократно заявляли и объясняли, что это формы примерные (кроме Акта о списании, утверждённого приказом Минфина России). Приведённые в приложениях формы документов можно видоизменять, дополнять и т.д. Единственное, что надо сохранять, – это тот набор обязательных элементов, который зафиксирован в Порядке учёта. Мы специально ограничили единообразие учётных форм и включили формы учётных документов не в Порядок учёта, а в комментарии, с тем чтобы предоставить библиотекам всех видов возможность максимально полно раскрывать свою специфику и сохранять преемственность в сборе и представлении учётных данных. При этом обязательные для всех библиотек элементы должны присутствовать в целях обеспечения адекватности в сопоставлении данных.

В Порядке учёта впервые употребляются два термина, обозначающие виды учётных документов: «регистр» и «реестр». По причине своей однотипности они вызвали сложность в понимании различия между ними. В комментариях мы даём разъяснение, чем отличается регистр от реестра.

Регистр – обобщающий термин для сводного учёта документов, поступающих в библиотечный фонд, выбывающих из библиотечного фонда, входящих в состав библиотечного фонда. Мы используем такие виды регистров, как «Книга суммарного учёта библиотечного фонда», «Инвентарная книга», «Учётный каталог», «Топографическая опись», «Учётная база данных», «Реестр электронных сетевых документов» и др. Введением понятия «регистр» мы пытаемся гармонизировать свою терминологическую систему с понятиями и определениями, использующимися в управлении имуществом, где используются две категории учётных документов: первичный учётный документ и регистр. Первичные учётные документы фиксируют сам факт какого-то действия и представляются, как правило, в виде акта или накладной. Мы оформляем товарную накладную при покупке издания, составляем акт о списании при исключении его из фонда и т.д. Все эти документы находят отражение в регистрах.

Реестр – это регистр в виде учётно-регистрационной базы данных, используемой для учёта электронных сетевых документов. Возможно, пока этот термин излишен, но при разработке Порядка учёта принимались во внимание перспективы развития электронной среды.

5 Учёт электронных документов

В Порядке учёта выделено четыре вида документов: электронные документы на съёмных носителях и три вида сетевых электронных документов – локальные сетевые, удалённые сетевые, инсталлированные. Хочу обратить внимание на некоторые аспекты в учёте каждого из них.

Электронные документы на съёмных носителях. В комментариях представлена новая информация о дифференцированном подходе к учёту данных документов. Выделены компакт-диски, на которых передаётся информация в библиотеку для загрузки на сервер с целью включения в электронную библиотеку. Если впоследствии диски хранятся в библиотеке как мастер-копии, их надо учесть и включить в библиотечный фонд. Но в основном эти диски предназначены исключительно для передачи информации, иногда их приходится возвращать поставщику. Такие диски включать в фонд и учитывать не следует. Но чисто техническое назначение диска надо обязательно отметить в договоре с поставщиком и акте приёма-передачи, чтобы в последующем не было вопросов и претензий по поводу их учёта.

Сетевые локальные документы. Очень сложным оказалось определение единицы учёта данных документов. В Порядке учёта мы зафиксировали учётные единицы «экземпляр» и «название» исходя из их представления в международном стандарте по библиотечной статистике ИСО 2789. Но возникало много вопросов, требовавших конкретных ответов, решений, уточнений. Со временем накапливался опыт работы с электронной библиотекой. В итоге после ряда обсуждений сформировался более чёткий и понятный подход к учёту данных документов (электронной библиотеки). Исходя из того что сегодня электронная библиотека пополняется преимущественно путём оцифровки, в библиотечной практике сложилась система учёта электронных копий по аналогии с учётом оригиналов. Данный подход получил отражение и в комментариях к Порядку учёта. Единицы учёта сетевых локальных документов определены как файлы на уровне листа в листовом издании, тома в книжном издании, номера в журнале. Что касается газет, то предложено единицей учёта электронной копии считать не годовой комплект, как это определено для оригиналов, а отдельный номер. Если же документ имеет электронное происхождение, то единицей учёта принято считать электронное произведение.

Отдельно в комментариях поясняется экземплярность сетевых локальных документов. В Порядке учёта экземплярность соотносится с назначением копий: для хранения и для представления. На практике такое деление оказалось многовариантным, в связи с чем в комментариях введено уточнение с некоторой корректировкой – предложено деление копий на мастер-копии и пользовательские копии. В то же время само понятие экземплярности применительно к сетевым локальным документам воспринимается неоднозначно. В процессе обсуждения проблемы были высказаны предложения:

·         отказаться от понятия экземплярности и учёт документов вести на основе пользовательских копий;

·         отказаться от понятия экземплярности и учёт документов вести на основе мастер-копий;

·         учитывать и мастер-копии, и пользовательские копии.

В комментариях представлен компромиссный вариант: учёт экземплярности документов (мастер-копия и пользовательская копия) оставить как внутренний учёт фонда по решению администрации библиотеки; статистический учёт электронной библиотеки вести на базе пользовательских копий.

Сетевые удалённые документы. За последние годы трижды менялось определение учётной единицы этих документов. Первоначально было признано целесообразным и возможным вести учёт в пакетах, т.е. на уровне баз данных. Вторым этапом освоения новых ресурсов стало стремление к их раскрытию, и появилась потребность в более детальном учёте – на уровне отдельного полнотекстового документа, входящего в базу данных. В настоящее время предложено принять позицию, изложенную в международном стандарте по библиотечной статистике ИСО 2789, и учитывать удалённые сетевые ресурсы как базу данных и в то же время каждый полнотекстовый документ, входящий в базу данных. Такой подход объясняется тем, что база данных представляет собой самостоятельный специфический документ, отличный от входящих в него отдельных документов.

Инсталлированные документы оказались наиболее сложными для учёта. В Порядке учёта этот вид только обозначен исходя из определения международного стандарта по библиотечной статистике. Но в российских библиотеках, особенно в публичных, инсталлированные документы достаточно широко распространены, а системы их учёта не существует. Поэтому в комментариях пришлось значительно дополнить раздел по инсталлированным документам, более чётко и детально представить единицы и формы учёта. При этом определить единицу учёта было достаточно проблематично. После обсуждений с профессиональным сообществом и основными поставщиками этих ресурсов — компаниями «КонсультантПлюс», «Гарант» принят вариант учёта инсталлированных документов по аналогии с удалёнными сетевыми ресурсами. Выделены два объекта учёта: база данных и отдельные полнотекстовые документы, имеющие самостоятельное заглавие. Отмечу, что ещё остаются вопросы, не получившие однозначного ответа, поскольку у библиотек пока мало опыта работы в данной сфере.

6 Показатель объёма фонда

В Порядке учёта сохранён термин «экземпляр» для обозначения единицы учёта объёма фонда, хотя мы понимаем, что понятие «экземпляр» начинает носить всё более условный характер. Представляя объём фонда в количестве экземпляров, мы суммируем экземпляры как единицы тиража печатных изданий с годовыми комплектами газет, с единицами хранения рукописных материалов, с рулонами микрофильмов, грампластинками, слайдами. Сегодня мы расширяем эту условность экземпляра, распространяя его на файлы электронных копий изданий, на базы данных инсталлированных документов и включённые в них отдельные документы, на базы данных удалённых сетевых ресурсов и на включённые в них полнотекстовые документы. Но, учитывая явно выраженную разнохарактерность библиотечного фонда, мы сочли целесообразным учитывать и представлять его дифференцированно. В комментариях предложено разделить фонд на два блока:

·         библиотечный фонд во владении (в оперативном управлении) библиотеки;

·         библиотечный фонд в доступе.

Первый блок предлагается также учитывать дифференцированно, с выделением документов на физических носителях, электронных инсталлированных документов и сетевых локальных документов (электронная библиотека). Выделение электронной библиотеки оправдано особым государственным контролем за её развитием. Что же касается инсталлированных документов, то, вероятней всего, их выделение будет иметь временный характер. Окончательное решение может быть принято после утверждения новых форм государственного статистического наблюдения 6-НК и 7-НК. Согласно международному стандарту по библиотечной статистике они учитываются вместе с локальными сетевыми ресурсами. Но, как показали консультации со специалистами в библиотеках, у нас эта пока идея не приветствуется.

Второй блок библиотечного фонда – удалённые сетевые ресурсы, доступ к которым оформлен лицензионными соглашениями. Учёт их непрост, но его необходимость уже очевидна, поскольку доля этих документов в ресурсном обеспечении обслуживания пользователей увеличивается кратно.

Профессиональное библиотечное сообщество России заинтересовано в том, чтобы Руководство стало рабочим инструментом, помогающим в повседневном решении проблем учёта библиотечного фонда.

Секция по формированию библиотечных фондов РБА обращается к коллегам с просьбой информировать обо всех возникающих сложностях и вопросах по применению этого документа. Возможно, вы предложите более удобные формы учёта различных видов документов, прежде всего сетевых электронных, — мы готовы их рассмотреть.

Приглашаем всех к конструктивному диалогу.

Опубликовано в номере сентябрь 2015