В номере журнала «Университетская КНИГА» за июль — август 2018 г. был представлен начальный период автоматизации работы типографии НИУ ВШЭ. Учитывая недостаточную компьютерную грамотность сотрудников, руководству предприятия пришлось поработать над существенным упрощением интерфейса программы «Принт-эксперт» (ПЭ) и повысить степень автоматизации типографских процессов. Сейчас работать в ПЭ могут даже те, кто впервые сел за компьютер. Продолжаем делиться опытом внедрения автоматизированной системы управления производством.

Ведущий рубрики: Марсель ШАРИФУЛЛИН, директор типографии НИУ ВШЭ

В 2017 г. финансовый комитет НИУ ВШЭ перевёл типографию в режим самоокупаемости. Это снизило бюджетную поддержку подразделения, но дало возможность предоставлять платные услуги студентам, сотрудникам вуза и сторонним лицам, а не только подразделениям университета, как было раньше. Мы сумели помочь учащимся нашего вуза (которым ранее отказывали) и самостоятельно заработать средства для премирования сотрудников типографии, продолжить развитие нашего подразделения за счёт автоматизации, закупки нового оборудования и внедрения современных технологий. Большинство бюджетников, наверное, были бы рады хоть и небольшому, но гарантированному доходу, мы же, добровольно ограничив своё финансирование, предпочли рыночного журавля в небе.

Таким образом, перед типографией остро встала необходимость привлечения новой категории заказчиков и скорейшей настройки всех внутренних процессов, чтобы начать работать с коммерческими заказами. Нужно было обучить персонал новым рабочим операциям, оформить финансовую документацию, ввести новые формы отчётности. Затем следовало разобраться с ценообразованием в рыночных условиях и создать новый сайт для привлечения клиентов.

ТРАНСФОРМАЦИЯ ЦЕНООБРАЗОВАНИЯ

После обзора и анализа рыночных цен на продукцию оперативной цифровой полиграфии мы обновили алгоритмы расчёта цен на все технологические операции, выполняемые в типографии. За предыдущие пять лет мы меняли цены всего однажды, полтора года назад, и, разумеется, они устарели. Учитывая бюджетное финансирование и некоторую условность цен для наших основных заказчиков — подразделений НИУ ВШЭ, мы специально не меняли расчётные цены при начале внедрения АСУП до полного завершения этого сложного процесса. Было важно, чтобы менеджеры, мгновенно получив стоимость заказа в ПЭ, могли легко перепроверить его по старинке (на калькуляторе или в таблице Excel) и, убедившись в точности результата, окончательно поверить в автоматизацию. Теперь уже, когда все сотрудники рассчитывали стоимость заказов в ПЭ, можно было менять ценообразование без психологической нагрузки на людей: расчётные диапазоны тиражей сделать более мелкими, а графики цен в зависимости от тиража — более плавными, использовать неокруглённые коэффициенты расчёта, чтобы избежать скачков. Сотрудники по привычке делали расчёты, просто вводя параметры заказов в ПЭ, не задумываясь, по каким формулам те считаются. Excel и калькулятор были забыты.

Что касается абсолютных значений прайс-листов, то нам необходимо было увязать несколько моментов: оставить низкие цены для основной категории наших заказчиков — подразделений НИУ ВШЭ; создать привлекательный, но близкий к рыночному уровню прайс-лист для сторонних заказчиков и сделать ощутимые скидки для студентов и сотрудников «Вышки».

Для этого был использован имеющийся в ПЭ алгоритм создания отдельных прайс-листов и присвоения их конкретным группам заказчиков. Потенциально программа позволяет составлять индивидуальные ценовые предложения для каждого клиента. Нам же пока было достаточно разработать три прайс-листа (для подразделений, студентов и сотрудников «Вышки», а также для сторонних заказчиков) и ввести в каждом из них свой процент скидки на стоимость рабочих операций типографии. При этом скидку решили не распространять на стоимость расходных материалов и аутсорсинговые операции, так как они напрямую не зависели от типографии.

Разработчик ПЭ настроил автоматическое отображение цены со скидкой в окне расчёта с указанием получаемого процента скидки в зависимости от категории заказчика (рис. 1) и создал простые механизмы присвоения категорий. Достаточно было отфильтровать заказчиков в окне «Организации» и с помощью групповой операции поменять значение их поля «Прайс-лист».

Рис. 1  Ценообразование в расчётах. Прайс-листы. Организации

В результате более чем 1 тыс. клиентов были присвоены индивидуальные скидки менее чем за минуту. Если в будущем потребуется изменить величину скидки, то достаточно поменять лишь одну цифру в окне «Прайс-листы», после чего все заказы для данной категории клиентов будут рассчитываться по новым ценам.

На сегодняшний день скидка для сотрудников и студентов вуза составляет 10%, а для подразделений — заказчиков — 25%.

Чуть позже мы добавили ещё один инструмент тонкой регулировки цен — механизм наценок на конкретные виды продукции и диапазоны их тиражей. Это позволило, например, снизить цены на авторефераты, оставив их неизменными для брошюр, никак не отличающихся от первых по своим техническим параметрам, или привести цены на визитки и листовки точно к рыночному уровню: хотя для изготовления этих двух продуктов применяются одинаковые технологические операции (печать и резка), цены различаются.

ВЫБОР WTP-РЕШЕНИЯ ДЛЯ САЙТА ТИПОГРАФИИ

Учитывая, что основной контингент новых потенциальных заказчиков должны были составить продвинутые молодые люди, мы ещё более укрепились в своём желании внедрить в типографии прогрессивную технологию работы с малотиражными заказами — web-toprint (wtp). О выборе той или иной wtp-технологии мы размышляли с самого начала внедрения АСУП и изучили все существующие доступные решения: покупку отдельной лицензионной программы, аренду стороннего решения (Software as a Service, SaaS) и разработку собственного программного обеспечения.

Лицензионные решения специализированных иностранных разработчиков были отклонены сразу ввиду их высокой стоимости, АСУП от дружественных поставщиков цифрового печатного оборудования (ЦПМ) (Koniсa Minolta, Canon, Xerox, Ricoh), предлагаемые по приемлемым ценам, не устроили нас из-за недостаточного функционала на постпечатном участке и привязанности их софта к определённым брендам ЦПМ. Достойных wtp-предложений от отечественных разработчиков мы не нашли, поэтому на определённом этапе сосредоточили свой выбор на SaaS-решениях томской компании PixlPark, екатеринбургской PrintOnDemandSolution и ростовской Web2Print.pro. Их продукты требовали минимальных стартовых инвестиций и могли быть

запущены в эксплуатацию в течение считанных недель. Но в итоге и эти предложения нас не устроили из-за необходимости рентной платы за каждый принятый заказ (в нашем случае с большим процентом бесплатных заявок от подразделений НИУ ВШЭ это представляло бы сложности) и отсутствия желания или возможности их разработчиков стыковать свои wtp-решения с уже работающей у нас АСУП. Впрочем, если в будущем у нас возникнет интерес к интеграции нашей ПЭ с их ПО, то, думаю, мы сможем сделать свои шаги для создания объединённого АСУП-wtp-проекта.

Очень хорошим решением нам показались собственные программные проекты нескольких типографий (NetPrint, «Т8», ИРМ-1, PrintRobot и др.), но их владельцы даже слышать не хотели о продаже своего wtp-софта: слишком много сил, времени и средств они вложили в его разработку. Руководители крупнейшей российской типографии по печати книг малыми тиражами «Т8» и национального сервиса фотопечати NetPrint, например, оценили затраты на свой автоматизированный софт во многие миллионы, назвав его главным активом своих предприятий.

В итоге, посовещавшись с разработчиком нашего софта Сергеем Пеновым, мы решили делать wtp-проект для типографии НИУ ВШЭ самостоятельно на основе его программы ПЭ. Говоря иначе, поставили себе задачу упростить имеющийся автоматизированный расчёт заказов (задав несущественную часть параметров по умолчанию) и отладить скоростные экспортно-импортные операции для вывода интерфейса нашей программы на интернет-сайт типографии, дополнив его всеми необходимыми для онлайн-расчёта и оформления заказов атрибутами. А все процессы по проводке и обработке заказов выполнялись бы, как обычно, в АСУП.

ВНЕДРЕНИЕ WTP-МОДУЛЯ В АСУП

Реализация специального wtp-модуля началась только после полного внедрения АСУП и тщательного изучения существующего опыта других типографий, работающих через Интернет, оценки наших сил и формализации потребностей типографии. По аналогии с обычными шаблонами расчётов в программе ПЭ были созданы специальные шаблоны видов продукции для сайта wtp, включившие все необходимые производственные технологические операции: печать на ЦПМ, ризографе или плоттере, ламинацию, тиснение, разные виды брошюровки, фальцовку, биговку, резку и т.п. Для каждого вида продукции были заданы в соответствующих справочниках перечни возможных форматов и типов бумаги, текстовые поля для описания, ссылки на иллюстрации и режимы отображения всей этой информации на сайте.

После ввода информации в справочники видов продукции, форматов и бумаг мы создали шаблоны wtp-продукции, используя эти данные. Содержимое шаблонов было связано с интернет-сайтом и отображалось в окнах (с изображениями и описаниями продукции, полями для расчёта стоимости заказа с выбором из списка или вводом всех необходимых параметров). В результате ПЭ стала управляющим ядром не только всех типографских процессов, но и интернет-сайта типографии. Кроме самой информации там содержатся режимы её отображения, а также координаты всех полей и изображений, выводимых на экран для посетителей сайта.

Мы лишь один раз ввели большой объём данных в wtp-модуль ПЭ, потратив на это более месяца, но зато в дальнейшем для добавления новых единиц продукции или технологических операций, правки выбираемых из списков форматов или типов бумаг при расчёте определённых видов продукции на сайте сотрудникам типографии требовались считанные минуты (рис. 2).

Рис. 2  Wtp-интерфейс ПЭ, ввод данных для сайта типографии

В итоге мы получили действующий онлайн-инструмент, с помощью которого любой посетитель может выбрать необходимый ему вид продукции, указать характеристики своего заказа и за доли секунды получить его расчётную стоимость в типографии НИУ ВШЭ. Причём в отличие от большинства полиграфических html-калькуляторов, выбирающих стоимость из таблиц с заданными цифрами, у нас все цены продукции рассчитываются в АСУП в реальном времени. Процесс происходит следующим образом: данные заказа пользователя (вид продукции, формат, тираж, бумага, количество полос, необходимая отделка и т.п.), введённые на сайте, импортируются в ПЭ, где создаётся новый заказ с заполненными полями в соответствии с пожеланиями интернет-клиента. Расчёт стоимости этого заказа выполняется по тем же алгоритмам, что и заказов, оформляемых менеджерами типографии вручную. Wtp-заказ сохраняется в программе, и его всегда можно посмотреть. При поступлении информации об оплате меняется статус заказа, и он автоматически запускается в производство. Полученная в ПЭ расчётная цена (со скидкой или без неё в зависимости от регистрационных данных интернет-клиента) экспортируется обратно на интернет-сайт типографии и отображается там в соответствующем поле. После оптимизации wtp-модуля разработчик добился того, чтобы все эти процессы проходили менее чем за полсекунды даже в случае самых сложных составных видов продукции. Из-за того что все процессы идут параллельно и в многопоточном режиме, скорость расчёта заказов практически не зависит от числа запросов на сайте.

ДОСТОИНСТВА ПРОЕКТА

·         Можно автоматически рассчитать цены практически любого заказа с произвольно заданными тиражами и форматами (программа сама сделает раскладку макета на печатном листе оптимальным образом). Список бумаг не произволен: его источником служит справочник материалов в АСУП типографии. При новых поступлениях на склад мы отображаем вновь появившиеся материалы на сайте, просто добавляя их в справочник бумаг в ПЭ. Другие существующие на рынке wtp-решения обычно менее гибки в этом отношении.

·         Создание и редактирование окон с типами продукции, изменение цен или любой другой информации на сайте выполняют сотрудники самой типографии без привлечения разработчиков wtp-решения. Концепция нашего проекта вообще не предусматривает отдельного администрирования wtp-сайта. Сокращены расходы на содержание сайта и количество задействованного персонала.

·         Отсутствие двойного хранения данных (на сайте и на сервере АСУП) исключает ошибки параллельного редактирования. Любые изменения в ПЭ, например коррекция стоимости расходных материалов, формул или коэффициентов ценообразования, автоматически отражается на работе wtp-сайта. Невозможно забыть, скажем, поправить расчёт на сайте при изменении курса валют и соответственном удорожании материалов. Цены, полученные посетителем сайта, всегда актуальны и совпадают с расчётом менеджера. Контактная информация заказчика, введённая им на сайт при регистрации, импортируется в АСУП для постоянного хранения.

·         Автоматическое создание технологической карты и постановки заказов, принятых через интернет-сайт в работу в системе АСУП, позволяет работникам типографии выполнять поступающие из Интернета заказы без участия менеджеров и руководителей типографии. Это именно то, чего нам недоставало в других wtp-решениях, не имеющих интеграции с АСУП типографии или ПО АСУП без wtp-модулей.

·         Модуль wtp, как и АСУП в целом, является собственностью типографии и располагается на её серверах вместе со всеми содержащимися там данными. Появляется хороший стимул к модернизации системы, так как наработанные ноу-хау не окажутся достоянием конкурентов, как при SaaS-решениях (когда типография лишь арендует чужой софт).

СОЗДАНИЕ WTP-САЙТА ТИПОГРАФИИ

Создание интернет-сайта с технологией wtp, тесно интегрированного с внедрённой ранее АСУП, стало одним из ключевых звеньев развития типографии НИУ ВШЭ. Поэтому было важно найти веб-программиста, не только обладающего необходимыми компетенциями в области Интернета, но и знакомого с технологическими и организационными моментами полиграфического предприятия и способного найти общий язык с разработчиком специфического программного обеспечения по автоматизации управления типографией. В результате к нашему дружному тандему с Сергеем Пеновым в сентябре присоединился Андрей Борисов, обеспечивший развитие нашего wtp-проекта со стороны Интернета.

Посредством мозгового штурма в течение всего двух месяцев была создана рабочая версия wtp-сайта, и постепенно началось наполнение ресурса всеми необходимыми элементами: блоком автоматической генерации расчётов (от простой продукции к более сложной), диалоговыми окнами и интерфейсом оформления заказов, блоком регистрации и входа посетителей на сайт, модулями закачки файлов и онлайн-оплаты (рис. 3). Предстоит ещё создание редактора макетов, блока автоматической проверки оригинал-макетов, организация доставки и многое другое, без чего трудно представить сайт любой компании, продающей свои услуги через Интернет.

Рис. 3  Главная страница сайта типографии НИУ ВШЭ

Несмотря на ограниченность ресурсов, мы сумели достаточно быстро сделать базовый каркас проекта и намерены в скором времени выпустить наш wtp-сайт «в эфир». В стартовой версии можно автоматически рассчитать стоимость трёх десятков наиболее популярных видов продукции цифровой типографии, включая составные книги в обложке или переплёте с чёрно-белым блоком и цветной вставкой. Для каждого элемента заказчик может непосредственно на сайте выбрать тип бумаги и дополнительной отделки, ламинацию или горячее тиснение (с указанием цвета фольги, типа и площади клише и т.п.), а также задать все необходимые параметры требующегося ему типа брошюровки многостраничной продукции.

Зарегистрировавшись с указанием почтового адреса на домене @hse.ru или @edu.hse.ru, посетитель сайта будет автоматически получать при расчётах скидку, предназначенную для сотрудников или студентов НИУ ВШЭ. Согласившись с расчётной ценой, он на этой же странице сможет оформить свой заказ в нашей типографии. Для этого нужно ввести контактные данные, желательный срок сдачи, оставить комментарий к заказу и выбрать из списка ближайший участок типографии НИУ ВШЭ, где технически можно изготовить требующийся ему тип продукции (рис. 4.). Для удобства выбора заказчику предоставлена возможность посмотреть расположение указанного участка на карте города.

Рис. 4  Страница онлайн-расчёта стоимости заказа, загрузки макета и оформления заказа выбранной продукции

При наличии готового оригинал-макета его можно загрузить на сайт в процессе оформления заказа и перейти к онлайн-оплате. На первом этапе мы реализовали три способа: онлайн-оплата с карточек Сбербанка в специальной форме на интернет-портале НИУ ВШЭ, переход к оплате на сайт «Сбербанк онлайн» и распечатка заполненных бумажных квитанций для оплаты в любом банке через оператора или ввода этих данных в соответствующие интернет-сервисы. Все указанные при оформлении данные автоматически воспроизводятся в формах оплаты следующих заказов, и пользователям не приходится дважды вводить одну и ту же информацию.

Нам не удалось разместить wtp-сайт типографии на портале «Вышки», поэтому была создана отдельная динамическая платформа с субдоменом wtp.hse.ru, объединённая с порталом, так чтобы для посетителей сайт типографии выглядел единым целым. Статическую часть print.hse.ru нам помогли создать сотрудники портала НИУ ВШЭ. После заполнения данными она стала органичным дополнением нашего web-to-print-сайта. Предстоят ещё работы по созданию единого дизайна в обеих частях типографского сайта, окончательной доводке алгоритмов расчёта цен на некоторые сложные виды печатной продукции и добавлению новых сервисных функций: по оплате и доставке заказов, но уже сейчас сайт типографии print.hse.ru прекрасно выполняет свою основную роль — привлекает заказчиков и помогает им в автоматическом режиме рассчитывать стоимость, оформлять и оплачивать онлайн-заказы на печатную продукцию.

Рис. 5  Виды продукции для автоматического заказа на сайте типографии НИУ ВШЭ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Процесс создания уникального программного обеспечения и внедрения его в действующую типографию был увлекательным и достаточно быстротечным. Всего за девять месяцев (символический срок, не так ли?) мы с нуля создали единую автоматическую систему управления всеми процессами на девяти участках типографии НИУ ВШЭ, которая фиксирует все наши взаимодействия с клиентами (CRM-модуль), автоматически рассчитывает стоимость заказов и проводит их выполнение через производство, списывает материалы и отмечает фактическую себестоимость продукции. Наша программа учитывает все особенности (состав оборудования, спектр выпускаемой продукции, ценообразование) и специфику работы типографии НИУ ВШЭ, начиная от тонкостей бухгалтерского и финансового учёта, экспорта специфических ежемесячных отчётов и заканчивая расчётом персональных скидок разным категориям клиентов. В течение этого срока нам также удалось создать современный автоматизированный сайт типографии, который в связке с АСУП обеспечивает прохождение заказов без административного вмешательства. Конечно, технология web-to-print не является панацеей и сама по себе не приведёт к увеличению числа заказов. Для этого типографии придётся изменить базовые принципы своей работы, подумать о новых способах рекламы и продвижения в Интернете, оптимизировать производственные процессы для работы с малыми тиражами продукции (именно такие заказы обычно приходят через Интернет), продумать ценообразование, номенклатуру продукции и осуществить много других шагов… Но именно внедрение АСУП и технологии wtp позволяет полиграфическим предприятиям эффективно развиваться. Сейчас в российской полиграфии менее 5% предприятий обладают подобными технологиями, а типография НИУ ВШЭ единственная среди вузовских. Но именно такие предприятия являются лидерами отрасли, защищёнными от колебаний ситуации на рынке.

Безусловно, работа по совершенствованию нашего проекта будет продолжаться, ведь только обозначенные выше нерешённые вопросы кажутся безграничными. Возможно, чтобы не изобретать велосипед, мы привлечём к сотрудничеству других разработчиков wtp-решений с развитыми редакторами макетов и отлаженным интернет-интерфейсом. Также мы готовы предложить свои уникальные наработки в АСУП другим вузовским типографиям и продолжить совершенствовать этот продукт совместно с ними. Стоимость ПО «Принт-эксперт» (порядка 500 тыс. рублей, включая все затраты на внедрение) вполне подъёмна, учитывая её богатый функционал и пользу, которую она может принести типографским подразделениям в плане роста масштабов и эффективности их работы.

Опубликовано в номере декабрь 2018